Rezerwacja i check-in
Gość może potwierdzić rezerwację przy stanowisku albo rozpocząć uzgodniony proces meldunku. Połączenie z systemem hotelowym trzeba potwierdzić dla jego dostawcy i wersji.
Recepcje.com / Recepcja hotelowa
Wirtualna recepcja w hotelu — od rezerwacji do klucza
Hotelowy kiosk samoobsługowy służy obsłudze pobytu, a nie tylko zgłoszeniu przybycia do budynku. Modułowy system może łączyć rezerwację, płatność i wydanie dostępu do pokoju. Konfiguracja powinna uwzględniać zasady hotelu, używany system rezerwacji i zamki oraz dostępność pomocy dla gościa.
Moduły dopasowane do zastosowania
System jest modułowy. Poniższe możliwości dobieramy do procesu tej branży; nie stanowią jednego obowiązkowego pakietu. Dostępność połączeń i szczegóły działania potwierdza się dla konkretnego obiektu.
Płatność i dostęp do pokoju
Płatność oraz wydanie klucza lub kodu mogą stanowić osobne moduły. Nie zakładamy ich działania bez integracji z terminalem, systemem hotelowym i zamkiem.
Późny przyjazd i pomoc
Wielojęzyczne instrukcje oraz audio/wideo ze zdalnym zespołem pomagają obsłużyć przyjazdy poza godzinami recepcji, jeśli hotel zapewnia dyżur.
Pobyt i wiele obiektów
Zasady dla rodzin, grup, przedłużenia pobytu i zakończenia meldunku ustala hotel. W sieci obiektów można uzgodnić wspólne komunikaty i odrębne ustawienia.
Przyjazd z rezerwacją
Gość z bagażem chce szybko potwierdzić, że trafił do właściwego miejsca i może rozpocząć pobyt. Kiosk prowadzi do odnalezienia rezerwacji i kolejnych kroków skonfigurowanego procesu. Sposób identyfikacji należy dobrać do systemu hotelowego i informacji przekazanych przed przyjazdem. Ekran powinien jasno pokazać, które dane wymagają sprawdzenia, a które czynności są już zakończone. Obsługa języków musi obejmować także pomoc i komunikaty błędów.
Płatność i dostęp do pokoju jako odrębne etapy
Funkcje płatności i klucza są dostępne, ale proces musi odróżniać rozpoczęcie transakcji od jej potwierdzenia. Dopiero właściwy wynik powinien uruchamiać uzgodniony kolejny krok. Podobnie wydanie karty nie może opierać się na nieaktualnej informacji o pokoju. Wdrożenie wymaga sprawdzenia współpracy z używanym systemem hotelowym, płatnościami i zamkami. Zgodność oraz sposób obsługi zwrotu karty ustala się dla konkretnej konfiguracji.
Gość bez rezerwacji lub z innym zakresem pobytu
Moduł rezerwacji pozwala uwzględnić proces dla osoby, która nie ma wcześniej przygotowanego pobytu. Informacja o dostępności i warunkach musi pochodzić z właściwego źródła. Innego postępowania może wymagać dodatkowy gość, zmiana pokoju lub przyjazd przed ustaloną godziną. Kiosk powinien prowadzić tylko przez czynności dopuszczone przez hotel, a sprawy wymagające decyzji personelu przekazywać do obsługi.
Późny przyjazd i zdalna pomoc
Po godzinach pracy recepcji dostępne połączenie audio/wideo może umożliwiać rozmowę z wyznaczonym zespołem. Warunkiem jest rzeczywista dostępność obsługi i właściwa łączność. Gość musi wiedzieć, gdzie poczekać i co zrobić po nieudanej płatności lub braku wydania klucza. Stanowisko należy umieścić tak, aby można było wygodnie podejść z walizką, przeczytać ekran i rozmawiać z zachowaniem dyskrecji.
Zakończenie pobytu i utrzymanie stanowiska
Przebieg wyjazdu powinien wyjaśniać sposób zwrotu karty i zakończenia obsługi pobytu. Personel musi znać procedurę zagubionego klucza oraz rozbieżności w statusie płatności. W trybie offline dostępne są uzgodnione czynności lokalne; nie należy zakładać bieżącej dostępności pokoi lub autoryzacji płatności bez wymaganych połączeń. Zakres stanowiska powinien ograniczać się do etapów pobytu, które hotel rzeczywiście chce obsłużyć samoobsługowo.
Co przygotować do rozmowy o wdrożeniu?
- System hotelowy i zasady identyfikacji rezerwacji.
- Rozwiązanie płatnicze oraz typ zamków i kart.
- Procedury późnego przyjazdu, zmiany pokoju i zwrotu klucza.
- Języki obsługi, kontakt zdalny i postępowanie przy braku połączenia.
Pytania dotyczące tego zastosowania
Jak połączyć samodzielny meldunek z pracą recepcji?
Kiosk może obsługiwać powtarzalne etapy, a pracownik rozwiązuje wyjątki i pomaga gościom. Podział obowiązków trzeba ustalić dla godzin dziennych i nocnych.
Kiedy potrzebny jest druk lub wydanie karty?
Zależy to od sposobu dostępu do pokoju i wymagań obiektu. Projektuj sprzęt po sprawdzeniu zamków, systemu rezerwacji oraz rzeczywistych dokumentów wydawanych gościom.
Co zrobić po płatności, gdy karta nie została wydana?
Nie ponawiaj automatycznie płatności. Sprawdź jej status, umożliw kontakt z dyżurnym i przygotuj alternatywną drogę wydania dostępu.
Kontakt
Porozmawiajmy o Twoich gościach
Opisz obiekt, liczbę użytkowników i najważniejszy problem. Odpowiemy z propozycją dalszych kroków.
Wolisz napisać bezpośrednio?kontakt@recepcje.com